Surat adalah media komunikasi yang memiliki tujuan untuk menyampaikan pesan secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.
Ada berbagai macam jenis surat berdasarkan kriteria tertentu. Penggunaan surat sebagai alat komunikasi lebih dominan diterapkan di perusahaan maupun organisasi. Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, surat menyurat merupakan kegiatan pokok yang dapat mempererat ikatan relasi dengan pihak yang lain.
Jenis jenis surat
Ada berbagai macam bentuk dan jenis surat yang beredar di masyarakat, surat-surat tersebut dapat digolongkan sesuai ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
1. Jenis surat sesuai wujudnya
- Kartu pos
Adalah surat terbuka berukuran 10 x 15 cm. Biasanya lembaran kertasnya tebal sehingga disebut kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita atau informasi yang singkat.
Karena bersifat terbuka, surat ini dapat dilihat oleh pihak lain yang bukan penerima karena terletak di laman terlihat. Surat seperti ini biasanya bisa anda dapatkan di kantor pos.
- Warkat pos
Warkat pos merupakan surat tertutup yang terdiri dari selembar kertas, serta dapat dibentuk menjadi amplop. Pada surat ini, lembaran surat dapat dimanfaatkan sebagai amplop.
Kegunaan surat ini adalah untuk menyampaikan berita atau informasi yang cukup panjang pada sehelai kertas. Sama seperti kartu pos, warkat pos juga bisa anda dapatkan di kantor pos.
- Surat bersampul
Adalah surat yang menggunakan sampul, sehingga lebih terjaga kerahasiaan isinya dan lebih santun dalam proses surat menyurat.
Kegunaan surat bersampul adalah untuk menyampaikan berita kepada seseorang dengan leluasa dan nyaman, karena kerahasiaan isinya terjaga.
- Telegram
Telegram merupakan surat yang berisikan pesan yang relatif ringkas dan singkat. Surat jenis ini akan sampai ke tempat destinasi dalam waktu yang singkat.
2. Jenis surat sesuai pembuatan [pencetakan]
- Surat pribadi
Surat jenis ini dibuat atas nama pribadi atau individu yang berisikan permasalahan pribadi.
Contoh surat pribadi adalah surut kepada karib kerabat, surat permohonan izin, surat cuti, dsb.
- Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang dicetak oleh suatu lembaga/organisasi/perusahaan, yang diperuntukkan kepada pribadi atau lembaga yang lain, dimana lembaga tersebut disahkan menurut hukum.
Surat ini umumnya dicetak dengan standar ukuran kertas folio atau kertas HVS. Contoh surat resmi yaitu surat dinas, surat niaga, surat tugas, dsb.
3. Jenis surat sesuai amanat surat
- Surat keluarga
Surat keluarga adalah surat yang mengandung persoalan keluarga yang berisi tentang masalah-masalah kekerabatan. Contoh surat keluarga adalah surat yang ditujukan kepada orang tua, adik, kakak, maupun saudara.
- Surat sosial
Surat ini dibuat oleh sebuah forum sosial dan ditujukan kepada seseorang/individu, organisasi, serta institusi tertentu, yang isi dari suratnya biasanya mencakup berbagai masalah sosial. Contoh surat sosial adalah surat permohonan dana/sumbangan, serta surat himbauan untuk kerja bakti.
- Surat semi resmi
Adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang/individu kepada lembaga/organisasi khusus. Yang termasuk surat semi resmi adalah surat lamaran kerja, surat panggilan wawancara kerja, surat permintaan izin kerja, surat permohonan IMB.
- Surat dinas
Surat ini biasanya berisikan tentang masalah kepemerintahan/kedinasan dari suatu organisasi/lembaga. Surat dinas ditujukan kepada lembaga/institusi lain, perorangan, maupun perusahaan lain.
Contoh surat dinas:
1. Surat pemberitahuan
2. Surat undangan
3. Surat kuasa
4. Surat keterangan
5. Surat memo atau nota dinas
6. Surat edaran
7. Surat pengantar
8. Surat perintah
9. Surat instruksi
10. Surat tugas
11. Surat janji temu
12. Surat balasan janji temu
13. Surat ucapan terima kasih
14. Surat ucapan duka cita
15. Surat berita acara
16. Surat laporan
17. Surat referensi
18. Surat rekomendasi
19. Surat peringatan
20. Surat panggilan
21. Surat kuasa
- Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang dikirim oleh suatu institusi perniagaan/perdagangan dengan amanat berniaga/berdagang.
Contoh surat niaga:
1. Surat perkenalan usaha
2. Surat penawaran kerjasama
3. Surat permintaan penawaran (menawarkan produk)
4. Surat penawaran produk barang atau jasa
5. Surat pesanan barang
6. Surat penolakan pesanan
7. Surat pengantar/pengiriman barang
8. Surat konfirmasi pesanan
9. Surat tagihan pembayaran
10. Surat penangguhan pembayaran
11. Surat pemberitahuan keterlambatan pengiriman barang
12. Surat pengaduan ketidaksesuaian produk pesanan atau klaim kerusakan barang
- Surat pengantar
Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada perorangan/individu atau institusi sebagai referensi seseorang untuk berhubungan dengan kelompok penerima surat.
Contoh surat pengantar:
1. Surat pengantar dinas
2. Surat pengantar penelitian
3. Surat pengantar domisili
4. Surat pengantar undangan rapat
5. Surat pengantar untuk mengurus KTP
6. Surat pengantar pembuatan SKCK
7. Surat pengantar magang
8. Surat pengantar barang
9. Surat pengantar kematian
10. Surat pengantar penawaran
11. Surat pengantar mengurus pembuatan KK (kartu keluarga)
12. Surat pengantar keterangan tidak mampu
13. Surat pengantar proposal bantuan dana
14. Surat pengantar dokumen
15. Surat pengantar proposal investasi
16. Surat pengantar KKN (kuliah kerja nyata)
17. Surat pengantar dari perusahaan ke BPJS
4. Jenis surat sesuai keamanan amanat surat
- Surat rahasia
Surat ini memuat data/dokumen ringan yang isi beritanya hanya boleh dilihat oleh individu (pejabat) tertentu yang berkuasa pada suatu lembaga/instansi.
Surat rahasia menggunakan 2 buah sampul, pada sampul pertama dibubuhkan kode “R” atau “RS” yaitu singkatan Rahasia atau Rahasia Sekali, dan disegel, sementara untuk sampul kedua tidak diberi kode apapun.
Contoh surat rahasia:
1. Surat perihal konduite pemerintahan/pejabat
2. Surat dokumen sebuah instansi/lembaga
3. Surat berita acara pemeriksaan
- Surat sangat rahasia
Surat sangat rahasia berisikan dokumen sangat penting yang berkaitan dengan keamanan suatu negara. Karena sifatnya yang lebih berat dari surat rahasia, surat sangat rahasia diberikan sampul sebanyak 3 buah.
Sampul yang pertama diberikan kode SR (sangat rahasia), pada bagian sampul kedua diberikan kode SRS (sangat rahasia sekali) dan dibubuhi segel sebagai jaminan akan keutuhan surat, pada bagian terluar, sampul surat dibuat sebiasa mungkin agar tidak mengundang praduga orang lain, sehingga menjaga dari ancaman kejahatan.
Contoh surat sangat rahasia:
1. Surat dari perwakilan luar negeri
2. Surat dokumen kemiliteran
3. Surat kepada negara-negara tetangga
4. Surat yang berhubungan dengan batas-batas negara
5. Surat yang berhubungan dengan keamanan
- Surat konfidensial
Surat ini hanya hanya dapat diketahui oleh pihak pejabat yang bersangkutan saja, dikarenakan isi surat tersebut memerlukan kebijakan dari pejabat yang bersangkutan.
Contoh surat konfidensial:
1. Surat keputusan hasil diskusi pimpinan
2. Surat proposal pangkat seseorang
3. Surat laporan tentang karyawan yang melakukan kesalahan
- Surat biasa
Surat biasa merupakan surat yang apabila diketahui oleh orang lain, maka tidak akan mengakibatkan kerugian bagi pihak manapun. Beberapa contoh surat biasa adalah surat undangan dan surat edaran.
4. Jenis surat berdasarkan sifat umum
- Surat tertutup
Surat tertutup adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain, sehingga cara pengirimannya dengan menggunakan sampul.
- Surat terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik kelompok maupun perorangan yang biasanya diedarkan secara terbuka maupun dimuat di media massa.
- Surat kaleng
Surat kaleng adalah surat yang nama dan alamat pengirimnya tidak dicantumkan secara jelas ketika pengiriman, karena pihak pengirim tidak bertanggung jawab terhadap isi suratnya. Namun beberapa hal penting perlu diperhatikan oleh penerima surat tersebut.
5. Jenis surat berdasarkan jumlah pembacanya
- Surat pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang ditujukan kepda beberapa orang, instansi, perusahaan, maupun pihak lain yang namanya terlalu banyak guna disebutkan satu persatu.
Pengumuman tersebut dapat digunakan dalam ruang lingkup yang terbatas, maupun ruang lingkup yang luas. Contoh surat pengumuman adalah pengumuman kelulusan tes, serta pengumuman penerimaan pegawai.
- Surat edaran
Surat edaran adalah surat yang ditujukan dan dikirimkan kepada beberapa orang, baik itu didalam maupun diluar instansi/perusahaan yang bersangkutan. Isi dari surat edaran adalah berupa informasi yang biasanya hanya diketahui oleh pihak/pejabat tertentu, dan dikeluarkan secara formal oleh pihak instansi resmi.
Contoh surat edaran:
1. Surat edaran tentang pemilu
2. Surat edaran tentang sensus penduduk
3. Surat edaran tentang perayaan hari besar nasional
4. Surat edaran dari organisasi kepada para anggotanya
6. Jenis surat berdasarkan proses penyelesaian surat
- Surat kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus disampaikan atau dikirimkan kepada penerima surat dalam waktu secepat mungkin, begitu juga dengan balasan/tanggapannya harus dikirimkan kembali dengan cepat.
Cotoh surat kilat adalah surat perintah, surat panggilan, serta surat berita musibah.
- Surat segera
Surat segera adalah surat yang perlu disampaikan kepada penerima surat, akan tetapi tidak harus dibalas atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.
Contoh surat segera adalah surat penawaran, surat pesanan, dan surat pengumuman.
- Surat biasa
Surat biasa adalah jenis surat yang tidak perlu tergesa-gesa dalam mendapatkan tanggapan dari penerimanya. Contoh surat biasa adalah surat ucapan selamat hari raya, dan surat undangan ulang tahun.
7. Jenis surat berdasarkan ruang lingkupnya
- Memo
Memo atau memorandum adalah jenis surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang akan dikomunikasikan, yang dibuat oleh atasan dan ditujukan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan yang membuat memorandum.
Contoh memorandum:
1. Memo dari kepala sekolah untuk dewan guru
2. Memo dari direktur utama kepada manager keuangan
3. Memo ketua osis kepada ketua bidang humas
4. Memo dari ibu kepada anaknya.
- Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada kepada bawahan ataupun sebaliknya, dalam lingkup satu kantor untuk meminta data atau informasi.
- Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain yang berada didalam maupun diluar instansi yang bersangkutan.
Demikian informasi tentang jenis jenis surat, semoga bermanfaat ya..